Z dniem 1 marca 2013 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167, dalej: rozporządzenie), które zastąpiło dwa wcześniej obowiązujące rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej regulujące odrębnie kwestię należności z tytułu podróży krajowych i zagranicznych.

Nowe rozporządzenie podwyższyło m.in. wysokość diety za krajową podróż służbową do 30 zł za dobę tej podróży, wprowadzając równocześnie mechanizm redukcji wysokości diety w razie zapewnienia przez pracodawcę bezpłatnego wyżywienia. I tak, dieta za podróż krajową ulega zmniejszeniu o:

• 25% diety - w razie zapewnienia śniadania, 

• 50% diety - w przypadku zapewnienia obiadu,

• 25% diety - w razie zapewnienia kolacji.

Dieta nie przysługuje z tytułu podróży krajowej, jeżeli pracownikowi zapewniono całodobowe bezpłatne wyżywienie. W literaturze szczególne wątpliwości budzi stanowisko Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, które w odpowiedzi na zgłaszane w tym zakresie wątpliwości stwierdziło m.in.: "(…) W świetle przepisów § 7 rozporządzenia, dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży (ust. 1). Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego, w sposób określony w ust. 2. Należność pracownika z tytułu diet ulega stosownemu zmniejszeniu bądź nie występuje jeśli pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie podczas podróży służbowej. W przypadku przedstawionym w piśmie, tj. jeśli podróż służbowa trwała od 8 do 12 godzin, a pracownik miał zapewniony obiad należność z tytułu diety nie występuje. Obliczona zgodnie z § 7 ust. 2 pkt 1 lit. b połowa diety (15 zł) podlega bowiem zmniejszeniu o koszt obiadu, tj. o 15 zł (50% z 30 zł = 15 zł).” Należy podkreślić, iż jest to jedynie opinia resortowa, która jednak nie jest wiążąca ani dla stron stosunku pracy, ani dla Państwowej Inspekcji Pracy. Powołując się na faktyczną nieudolność prawodawcy, który w § 7 ust. 4 rozporządzenia stwierdza, iż w związku z otrzymaniem wyżywienia obniża się dietę, o której mowa w ust. 1, tj. pełną dietę, a nie należność z tytułu diet, przeliczoną w zależności od długości podróży służbowej, komentatorzy w znacznej części podkreślają, że prawidłowa wykładnia ww. przepisów prowadzi do wniosku, iż w pierwszej kolejności obniża się wysokość diety stosownie do czasu trwania podróży, a więc np. przy podróży trwającej od 8 do 12 godzin – do wysokości 15 zł, i dopiero tak ustaloną wartość pomniejsza się procentowo w zależności od rodzaju posiłku (posiłków) otrzymanego przez pracownika. Taka interpretacja prowadzi jednak do kuriozalnych rezultatów. Jej zastosowanie prowadzi np. do wniosku, iż pracownik przebywający w podróży służbowej powyżej 12 godzin z tytułu otrzymania bezpłatnego obiadu otrzyma dietę obniżoną o 15 zł (30 zł * 50%), podczas gdy inny pracownik, odbywając podróż służbowa trwającą od 8 do 12 godzin, za ten sam obiad otrzyma dietę zmniejszoną o 7,50 zł (30 zł * 50% * 50%). Wystąpiłyby zatem różne skutki finansowe, mimo iż świadczenie otrzymane od pracodawcy w naturze (posiłek) jest u obu pracowników identyczne. Ponadto pracownik w podróży trwającej np. 9 godzin, któremu zostałoby zapewnione bezpłatne śniadanie i obiad (czyli de facto pełne wyżywienie za czas trwania podróży) otrzymałby dietę w wysokości 3,75 zł (30 zł * 50% * 25%). Pomijając już kuriozalność diety w takiej wysokości, należy zwrócić uwagę że pracownik przebywający w podróży całą dobę (w każdym razie powyżej 12 godzin) przy pełnym wyżywieniu nie otrzyma diety w ogóle. Pracownik przebywający w podróży służbowej np. 9 godzin w opinii krytyków stanowiska zajętego przez MPiPS nie powinien otrzymać diety tylko wtedy, gdy otrzyma wszystkie trzy posiłki, co w praktyce w zasadzie nie występuje.

Podsumowując, mimo ewidentnej nieporadności legislacyjnej autora rozporządzenia, należy przyjąć za prawidłową wykładnię celowościową zaprezentowaną przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej, ponieważ wykładnia gramatyczna prowadzi do wniosków absurdalnych i niemożliwych do pogodzenia z jedną głównych zasad wykładni prawa, tj. założeniem racjonalności prawodawcy.

Jeżeli chodzi o sposób udokumentowania wyjazdu służbowego, to nowym rozwiązaniem jest ustalenie, że pracodawca określa nie tylko środek transportu właściwy dla odbycia krajowej czy zagranicznej podróży służbowej, ale również jego rodzaj i klasę (tj. np. PKP, pociąg ekspresowy, II klasa).

Rozporządzenie wprowadza górny limit zwrotu kosztów za nocleg w czasie krajowej podróży służbowej w równowartości dwudziestokrotności diety za podróż krajową (czyli obecnie w kwocie 600 zł). Koszt noclegu za jedną dobę nie będzie mógł co do zasady przekroczyć tej kwoty, jednak pracodawca może w uzasadnionych przypadkach wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu w kwocie przekraczającej limit.

Nowe rozporządzenie utrzymuje na dotychczasowym poziomie kwoty zmniejszenie diety z tytułu podróży zagranicznej w przypadku zapewnienia wyżywienia, choć zadbano tym razem o poprawność legislacyjną (poprzedni przepis mówił o przysługiwaniu części diety za poszczególne posiłki, zamiast o zmniejszaniu tej diety z tytułu zapewnienia wyżywienia). I tak, kwota diety za dobę podróży zagranicznej ulega obniżeniu o:

• 15% diety - w razie zapewnienia śniadania, 

• 30% diety - w przypadku zapewnienia obiadu,

• 30% diety - w razie zapewnienia kolacji.

Jak się wydaje, w sytuacji gdy na rachunku hotelowym (zarówno w przypadku krajowych, jak i zagranicznych podróży służbowych) nie wyodrębnia się ceny śniadania, zaś pracodawca nie ma informacji co do stanu faktycznego, właściwe jest uzyskanie oświadczenia pracownika w tym zakresie. Warto zwrócić uwagę na nową regulację zawartą w rozporządzeniu w stosunku to wcześniej obowiązujących przepisów, która może tu mieć istotne znaczenie. Otóż obecnie zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia w uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość. Naszym zdaniem ten przepis ma de facto charakter porządkowy a nie zmienia stanu prawnego, bowiem trudno przyjąć, że wcześniej nie było dopuszczalne wyjaśnianie określonych okoliczności za pomocą oświadczenia, jednak zmiana ta powoduje, iż brak informacji na rachunku hotelowym niewątpliwie może być obecnie sanowany oświadczeniem pracownika. W tej sytuacji za rodzącą w obecnym stanie prawnym istotne ryzyko podatkowe (a także w zakresie ubezpieczeń społecznych) należy uznać wypłatę diety w pełnej wysokości tylko dlatego, że rachunek hotelowy nie zawiera informacji o zapewnieniu śniadanie w cenie usługi.

Naszym zdaniem w sytuacji kiedy pracownik odbywający krajową lub zagraniczną podróż służbową nie może skorzystać ze śniadania z powodów wynikających z jego obowiązków służbowych związanych z odbywaną podróżą lub z innych powodów nieleżących po stronie tego pracownika (np. godzina odlotu), mimo że formalnie w cenie usługi hotelowej to śniadanie jest zapewnione (niezależnie od tego, czy wykazane jest w rachunku hotelowym) pracodawca nie ma prawa do zmniejszania kwoty wypłacanej diety. W takiej sytuacji nie można mówić o zapewnieniu przez pracodawcę tego posiłku. Jeżeli natomiast delegowany z własnej woli rezygnuje ze śniadania, na przykład w celu skrócenia sobie podróży a to skrócenie podróży nie jest podyktowane interesem pracodawcy, tj. np. możliwością wcześniejszego podjęcia pracy przez pracownika po powrocie z podróży czy obniżeniem diety z tytułu czasu trwania podróży, należy uznać, że śniadanie zostało zapewnione i diety wypłacić po stosownym obniżeniu.

W naszym przekonaniu nie należy zmniejszać diety w przypadku skorzystania przez pracownika z okazjonalnego poczęstunku zapewnianego na wystawach, pokazach czy bankietach, w których uczestniczy pracownik, jeżeli poczęstunek ten nie ma charakteru typowego posiłku, jak śniadanie, obiad czy kolacja. Inaczej natomiast należy potraktować spotkania biznesowe połączone np. z obiadem czy kolacją. Jeżeli posiłki w trakcie tych spotkań, mimo ich oficjalnego czy nawet uroczystego charakteru, równocześnie mogą być uznane za zapewniające standardowe wymogi dotyczące jakości posiłków, należy przyjąć za właściwe obniżenie diety o odpowiednią część. W razie wątpliwości w tym zakresie wystarczające jest naszym zdaniem oświadczenie pracownika co do charakteru posiłku.

Nowe rozporządzenie ustala zakres innych niezbędnych wydatków (obok diet i ryczałtów) związanych z zagraniczną lub krajową podróżą służbową, które pracodawca może zwrócić w wysokości potwierdzonej dokumentami. Są to np. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub zagranicznej. Jest to jednak jedynie zmiana doprecyzowująca przepisów, nie merytoryczna.

Istotną nowością jest zasada, zgodnie z którą pracownikowi przysługuje tylko 50% diety tytułem ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego (w miejscowości docelowej za granicą lub w każdej innej, w której odbywał nocleg), jeżeli ponosił on koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę (dotychczas ryczałt wynosił 100% diety, niezależnie od tego, czy pracownik ten dojazd odbywał w obie strony, czy tylko w jedną).

Zgodnie z rozporządzeniem kwota zaliczki na poczet podróży zagranicznej, która ma być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, ustalana jest według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych, określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. Natomiast rozliczenie kosztów podróży zagranicznej dokonywane jest w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Na koniec warto przypomnieć, że wysokość diety wynikająca z rozporządzenia nie jest obligatoryjna. Zgodnie bowiem z art. 775 § 3 i 4 kodeksu pracy układ zbiorowy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę mogą wysokość diety ustalać na innym poziomie (wyższym lub niższym), przy czym nie może to być mniej niż dieta krajowa wynikająca z rozporządzenia (czyli w przypadku krajowych podróży służbowych de facto można dietę jedynie ew. podwyższyć). Ustalenie np. w regulaminie wynagradzania diet czy w umowie o pracę na wyższym poziomie niż wynikający z rozporządzenia spowoduje jednak konieczność opodatkowania i opłacenia składek ubezpieczeniowych od tej nadwyżki. Równocześnie cała wartość diety stanowić będzie koszt uzyskania przychodów firmy.